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年度財產清點作業

  1. 由行政助理自儀器設備資料庫列印盤點清單，交付各保管人進行清點。無保管人之設備，由設施總監指定人員進行。
  2. 保管人/指定清點人須確認下列事項：

    1. 儀器設備的使用位置，若有更動，保管人應於盤點清單上註明更新後的位置。
    2. 儀器設備的實際保管人若有更換，原保管人應於盤點清單上註明，並請新保管人簽名。
    3. 若有找不到東西的情況發生，請先向直屬上級求助，討論可能的去向。
    4. 資料庫中若有缺照片者，保管人應將照片補齊交付行政助理，由行政助理匯入財產資料庫中。照片大小應控制在200K左右，解析度為1024*768，照片內要有清晰可見的財產編號，並以財產編號為檔名。
    5. 儀器設備若有附件者，也必須照相，可以與主體一併拍攝，或是獨立另外拍攝，照片總數至多3張。附件上也要標示所屬財產名稱與財產編號，以便辨識，例如「Apogee CCD 攝影機(XXXXX-XXXX-XXXXXXX)用變壓器」。
    6. 儀器設備若需進真空者，照片上應含有以鑽石雕刻刀刻上的財產編號，其正式之財產標籤由行政助理保管。
    7. 已安裝於真空系統而不便拆下刻字者，可用油漆筆或麥克筆寫上編號。
    8. 清查設備同時，需一併清點其使用說明書，若有遺失者，應立即向行政助理回報，由行政助理從原版手冊複印並歸檔於實驗室手冊櫃。
    9. 儀器設備有專屬鑰匙者，保管人應將其備用鑰匙交付行政助理保管，黏貼在原版手冊內。
    10. 清查過程中若有發現尚未在儀器設備資料庫建檔的儀器設備，保管人應回報給行政助理建立記錄。
    11. 自製儀器也必須納入 instrument database。保管人需提供自製儀器使用手冊(含使用方法、設計圖、配件清單、使用零件表)及該儀器的照片電子檔給行政助理，行政助理會印出兩份紙本後分別放在行政助理的手冊櫃及實驗室的手冊櫃內，電子檔放入 group document database / home-made equipment 內。
    12. 各實驗組進行清點時，應由資深者（做過一次者）帶領資淺者（未做過者）一起進行，一方面算是交接，另一方面則是利用此機會介紹各儀器用途，以能善用在各人的研究上。
  3. 保管人完成上述清點事項後，將清單交還行政助理，行政助理依據清點結果更新資料庫紀錄。
  4. 行政助理彙整遺失清單，交給設施總監，由設施總監指定人員進行第二輪清點，務必找到所有設備。
  5. 後續設備若有異動，都要立刻回報行政助理更新資料庫紀錄，例如存放位置異動、保管人更換、故障報廢等。
  6. 清點過程務必確實，絕不能沒有清點或是沒有找到，卻回報完成的情形，這是重大過失，一經發現，一律開除。為杜絕此類行為發生，設施總監將於清點結束後進行抽點。