歷史購案查詢

在甚麼情況下你可以使用這個採購資料庫獲得資料呢？

（一）我需要買一樣東西，實驗室以前買過，可是我不知道是向哪一家購買、或是哪裡有賣、或是確實規格為何。

（二）我想要比較廠商這次的報價與上次購買時的成交價究竟相差多少。

（三）我想要知道購買相似的產品，實驗室曾向哪幾家代理商購買。

如何使用資料庫查詢歷史購案：

1. 請利用「購案資料庫」查詢過去兩區購案的歷史紀錄
2. 請下載到個人的電腦後再使用。
3. 資料庫開啟後，會自動跳出購案查詢使用介面，再依個人需求點選各項搜尋條件後，在視窗內鍵入關鍵字，取得購案相關資訊。
4. 查詢到的購案資料，若購案編號是以 L000XXX 的方式編號者，請將查詢到符合需要的記錄之「PO Number」抄下，向行政助理調閱；若查詢不到，可以找行政助理協助。
5. 若查詢到的購案編號是以年月日的方式編號者，請直接到Google drive 購案資料庫裡該年度的檔案夾 (若無權限進入，請向計畫指導取得授權)，點選屬於該購案的文件夾（例：records/PurchaseDatabase & Records/2007），內有該案的所有文件資料檔。每個文件夾皆以購案編號命名。
6. 歸檔的每筆紙本資料都力求完整，因此要求購案負責人必須將購案資料交給行政助理存檔，例如：設計圖等。
7. 紙本存檔的資料是正本，沒有備份，所以調閱的資料只允許當場閱覽，不得帶離辦公室，除非必要可以借出影印 ，借出者務必於當日歸還。