中大區貨物接收規則與程序
一、 光學元件到貨接收程序:
- 所有庫存光學元件統一由行政助理保管，新採購交貨之光學元件，必須先交給行政助理完成編號後，才能夠借出使用。
- 採購人員需確實檢查到貨之元件，是否採購項目相符，並確認元件品質，如有刮傷、損壞，立刻聯絡廠商更換。
- 確認元件項目與品質後，採購人應將到貨光學元件，連同到貨單交給採購區行政助理，並填寫光學元件資料庫輸入檔「OpticsDatabase_input_file.mdb」寄給設施總監審核，設施總監審核後會轉寄給行政助理，行政助理即可進行編號，並加入光學元件資料庫。
- 同時，採購人應發到貨通知給實驗室所有人員(people@mlist.sinica.edu.tw)。
- 行政助理應將編號印出貼在元件外盒，並在外盒貼上擁有者專屬圓點貼紙，方可借出該元件。未完成此程序之元件不得借出使用。
- 擁有者專屬圓點貼紙標示：
雷射系統專用：螢光綠 ⚫
汪治平老師實驗組：象牙色 ⚫
朱旭新老師實驗組：螢光黃 ⚫
- 採購人可以在 OpticsDatabase_input_file.mdb 中直接登記借出該元件，行政助理完成編號後，就可以直接外借給採購人。若無人借出，則交由工程師放入實驗室光學元件庫存櫃中，登記為工程師保管。
- 採購人(或保管人)取得光學元件後，必須使用鉛筆或是細簽字筆，將實驗室光學元件編號與原廠 part number 寫在光學元件側面。安裝於鏡架上時，也必須在鏡架側面標示元件編號與 part number，以便日後辨識與清點。
二、儀器設備到貨接收程序:
- 採購人員需確實檢查所採購之設備，須與採購項目相符，並確認設備品質，如有刮傷、損壞， 立刻聯絡廠商更換。
- 十萬元以上經過公開招標程序所採購儀器設備到貨後需繳付「完成交貨安裝測試報告書｣(需用公司大小印鑑)。安裝測試報告書應該是由學校採購組寄給廠商，廠商用印後交給我們採購單位填寫，但是學校方面有時會漏寄。所以採購人應先詢問廠商是否有收到採購組的安裝測試報告書。如果廠商沒有收到。則可以向行政助理索取報告書。報告書必須經過設施總監簽章認可後，再交給行政助理，辦理核銷結案。
- 採購人完成到貨手續後，需發出到貨通知給實驗室人員(people@mlist.sinica.edu.tw)。
- 採購人應拍攝照片，並填寫儀器設備資料庫輸入檔「Instrument_Database_input_file.mdb」。如果該設備是用在真空內，必須註明於輸入檔中的 Note 欄位。連同其照片寄給設施總監檢查， 照片相關規定如下：
- 必須清楚照出儀器的全貌。
- 若儀器主體無法一次照出全貌，請以其他角度分別照相。
- 儀器手冊照相。
- 儀器配件照相。
- 檔案大小盡量在 200 kB 以下， 影像大小為 1280*720 pixel 或是 1024*768 pixel。
- 檔案經設施總監確認後，轉寄行政助理匯入儀器設備資料庫。
- 若該設備列入學校財產管理，則行政助理在取得學校財產標籤後，交由採購人(或保管人)貼在設備適當位置。若是使用於真空內的儀器設備，採購人(或保管人)應負責將財產編號以鑽石雕刻刀刻於其上，或以麥克筆寫上。財產標籤貼紙由借出人保存，後續財產歸還或是移交時，財產標籤要一併移交。
- 若該設備不列入學校財產管理，則行政助理應給予實驗室內部儀器編號，並通知採購人(或保管人)。採購人(或保管人)負責以自動標籤機將編號印出貼在儀器設備上。若是使用於真空內的儀器設備，採購人(或保管人)應使用鑽石雕刻刀刻於其上，或以麥克筆寫上。
- 完成黏貼財產標籤，或是雕刻財產編號後，採購人(或保管人)應再拍攝照片一張，清楚呈現儀器全貌與財產標籤，再寄給設施總監審查。電子檔檔名：財產編號.jpg (例：3100708-1234-0001.jpg)。設施總監審查後，交由行政助理匯入儀器設備資料庫。
- 所有零附件要裝在一個盒子內表示清楚，由保管人負責收藏。
- 原版使用手冊、儀器原廠出廠報告、現場安裝測試報告，均由行政助理負責複製紙本一份，在實驗室手冊櫃內建立資料夾存放，提供使用者查詢閱覽。手冊櫃內資料夾需依照公司名稱、型號、儀器名稱之英文字母順序排放。而原版文件則由行政助理歸檔收藏。
- 儀器原廠出廠報告、現場安裝測試報告，還要掃瞄為電子檔，連同電子版儀器手冊、驅動程式與軟體，由行政助理負責複製光碟一份，存放前述手冊櫃資料夾。並將以上電子檔上傳至 NCU-FileServer/upload 目錄內，通知設施總監移至 NCU-FileServer/Instrument 目錄。
三 、原分所經費採購、至中大區交貨之接收程序
- 凡由原分所經費購置，經中大區交貨者，若採購人員無法親至中大區點收者，採購人員應連絡中大區人員代替接應貨物，並說明交貨時間、交貨內容、存放位置等，使中大區人員收到貨後，可立即將貨品定位，一旦接收完畢，中大區人員即應回報原分所人員進行後續開發票事宜。
- 中大區的應接人員只負責代收貨物，採購人員需自行負責完成原分所區的到貨接收程序，並辦理借出至中大區。