歷史購案查詢

本實驗室過去所有採購均有建立資料庫,以便查詢。例如:

  1. 我要買一樣東西,實驗室以前買過,可是我不知道是向哪一家購買?或在哪裡有賣?或是確實規格為何?
  2. 我想要比較廠商這次的報價與上次購買時的成交價究竟相差多少。
  3. 我想要知道購買相似的產品,實驗室曾向哪幾家代理商購買。

查詢方式:

  1. 請至以下實驗室 file server 處下載資料庫檔案:
    Google雲端硬碟//NCU-FileServer/records/PurchaseDatabase_&_Records
    其中
    「Dbase_Purchase(Combined-NCU).mdb」為中大區採購資料庫。
    「Dbase_Purchase(Combined-IAMS).mdb」為原分所區採購資料庫。
    其餘以年份命名之資料夾,則是存放當年份每一筆購案之所有相關文件。
  2. 資料庫開啟後,會自動跳出購案查詢使用介面,再依個人需求點選各項搜尋條件後,在視窗內鍵入關鍵字,取得購案相關資訊。
  3. 資料庫為 Microsoft Access 格式,使用者可以閱讀相關書籍,學習使用方式。
  4. 每一筆購案的詳細資料,也存放於 file server 下,按年度與內部購案編號(PO number)命名分類,所以若要查詢購案之細節,必須先透過購案資料庫查到採購年度與購案編號,然後再到 file server 下,進入該年度目錄內,點選該購案編號的文件夾,查詢相關文件。
  5. 若購案編號是以 L000XXX 的方式編號者,表示這是尚未電子化之紙本購案,請將查詢之「PO Number」抄下,向行政助理調閱。
  6. 採購資料庫建檔時,都應力求完整,因此購案負責人必須將所有購案資料交給行政助理存檔,例如設計圖、與廠商溝通之來回信件等等。
  7. 紙本資料只有正本一份,沒有備份,所以調閱者只允許當場閱覽,不得帶離辦公室。必要時可以借出影印,借出者務必於當日歸還。