中大區貨物接收規則與程序

一、 光學元件到貨接收程序:

  1. 所有庫存光學元件統一由行政助理保管,新採購交貨之光學元件,必須先交給行政助理完成編號後,才能夠借出使用。
  2. 採購人員需確實檢查到貨之元件,是否採購項目相符,並確認元件品質,如有刮傷、損壞,立刻聯絡廠商更換。
  3. 確認元件項目與品質後,採購人應將到貨光學元件,連同到貨單交給採購區行政助理,並填寫光學元件資料庫輸入檔「OpticsDatabase_input_file.mdb」寄給設施總監審核,設施總監審核後會轉寄給行政助理,行政助理即可進行編號,並加入光學元件資料庫。
  4. 同時,採購人應發到貨通知給實驗室所有人員(people@mlist.sinica.edu.tw)。
  5. 行政助理應將編號印出貼在元件外盒,並在外盒貼上擁有者專屬圓點貼紙,方可借出該元件。未完成此程序之元件不得借出使用。
  6. 擁有者專屬圓點貼紙標示:
    雷射系統專用:螢光綠 ⚫
    汪治平老師實驗組:象牙色
    朱旭新老師實驗組:螢光黃 ⚫
  7. 採購人可以在 OpticsDatabase_input_file.mdb 中直接登記借出該元件,行政助理完成編號後,就可以直接外借給採購人。若無人借出,則交由工程師放入實驗室光學元件庫存櫃中,登記為工程師保管。
  8. 採購人(或保管人)取得光學元件後,必須使用鉛筆或是細簽字筆,將實驗室光學元件編號與原廠 part number 寫在光學元件側面。

圓點貼紙

二、儀器設備到貨接收程序:

  1. 採購人員需確實檢查所採購之設備,須與採購項目相符,並確認設備品質,如有刮傷、損壞, 立刻聯絡廠商更換。
  2. 十萬元以上經過公開招標程序所採購儀器設備到貨後需繳付「完成交貨安裝測試報告書」(需用公司大小印鑑)。安裝測試報告書應該是由學校採購組寄給廠商,廠商用印後交給我們採購單位填寫,但是學校方面有時會漏寄。所以採購人應先詢問廠商是否有收到採購組的安裝測試報告書。如果廠商沒有收到。則可以向行政助理索取報告書。報告書必須經過設施總監簽章認可後,再交給行政助理,辦理核銷結案。
  3. 採購人完成到貨手續後,需發出到貨通知給實驗室人員(people@mlist.sinica.edu.tw)。
  4. 採購人應拍攝照片,並填寫儀器設備資料庫輸入檔「Instrument_Database_input_file.mdb」。如果該設備是用在真空內,必須註明於輸入檔中的 Note 欄位。連同其照片寄給設施總監檢查, 照片相關規定如下:
    • 必須清楚照出儀器的全貌。
    • 若儀器主體無法一次照出全貌,請以其他角度分別照相。
    • 儀器手冊照相。
    • 儀器配件照相。
    • 檔案大小盡量在 200 kB 以下, 影像大小為 1280*720 pixel 或是 1024*768 pixel。
  5. 檔案經設施總監確認後,轉寄行政助理匯入儀器設備資料庫
  6. 若該設備列入學校財產管理,則行政助理在取得學校財產標籤後,交由採購人(或保管人)貼在設備適當位置。若是使用於真空內的儀器設備,採購人(或保管人)應負責將財產編號以鑽石雕刻刀刻於其上,或以麥克筆寫上。財產標籤貼紙由借出人保存,後續財產歸還或是移交時,財產標籤要一併移交。
  7. 若該設備不列入學校財產管理,則行政助理應給予實驗室內部儀器編號,並通知採購人(或保管人)。採購人(或保管人)負責以自動標籤機將編號印出貼在儀器設備上。若是使用於真空內的儀器設備,採購人(或保管人)應使用鑽石雕刻刀刻於其上,或以麥克筆寫上。
  8. 完成黏貼財產標籤,或是雕刻財產編號後,採購人(或保管人)應再拍攝照片一張,清楚呈現儀器全貌與財產標籤,再寄給設施總監審查。電子檔檔名:財產編號.jpg (例:3100708-1234-0001.jpg)。設施總監審查後,交由行政助理匯入儀器設備資料庫
  9. 所有零附件要裝在一個盒子內表示清楚,由保管人負責收藏。
  10. 原版使用手冊、儀器原廠出廠報告、現場安裝測試報告,均由行政助理負責複製紙本一份,在實驗室手冊櫃內建立資料夾存放,提供使用者查詢閱覽。手冊櫃內資料夾需依照公司名稱、型號、儀器名稱之英文字母順序排放。而原版文件則由行政助理歸檔收藏。
  11. 儀器原廠出廠報告、現場安裝測試報告,還要掃瞄為電子檔,連同電子版儀器手冊、驅動程式與軟體,由行政助理負責複製光碟一份,存放前述手冊櫃資料夾。並將以上電子檔上傳至 NCU-FileServer/upload 目錄內,通知設施總監移至 NCU-FileServer/Instrument 目錄。

三 、原分所經費採購、至中大區交貨之接收程序

  1. 凡由原分所經費購置,經中大區交貨者,若採購人員無法親至中大區點收者,採購人員應連絡中大區人員代替接應貨物,並說明交貨時間、交貨內容、存放位置等,使中大區人員收到貨後,可立即將貨品定位,一旦接收完畢,中大區人員即應回報原分所人員進行後續開發票事宜。
  2. 中大區的應接人員只負責代收貨物,採購人員需自行負責完成原分所區的到貨接收程序,並辦理借出至中大區。