歷史購案查詢

本實驗室過去所有採購均有建立資料庫，以便查詢。例如：

1. 我要買一樣東西，實驗室以前買過，可是我不知道是向哪一家購買？或在哪裡有賣？或是確實規格為何？
2. 我想要比較廠商這次的報價與上次購買時的成交價究竟相差多少。
3. 我想要知道購買相似的產品，實驗室曾向哪幾家代理商購買。

查詢方式：

1. 請至以下實驗室 file server 處下載資料庫檔案：
   Google共用雲端硬碟/HFP-records/PurchaseDatabase_&_Records
   其中
   「Dbase_Purchase(Combined-NCU).mdb」為中大區採購資料庫。
   「Dbase_Purchase(Combined-IAMS).mdb」為原分所區採購資料庫。
   其餘以年份命名之資料夾，則是存放當年份每一筆購案之所有相關文件。
2. 資料庫開啟後，會自動跳出購案查詢使用介面，再依個人需求點選各項搜尋條件後，在視窗內鍵入關鍵字，取得購案相關資訊。
3. 資料庫為 Microsoft Access 格式，使用者可以閱讀相關書籍，學習使用方式。
4. 每一筆購案的詳細資料，也存放於 file server 下，按年度與內部購案編號(PO number)命名分類，所以若要查詢購案之細節，必須先透過購案資料庫查到採購年度與購案編號，然後再到 file server 下，進入該年度目錄內，點選該購案編號的文件夾，查詢相關文件。
5. 若購案編號是以 L000XXX 的方式編號者，表示這是尚未電子化之紙本購案，請將查詢之「PO Number」抄下，向行政助理調閱。
6. 採購資料庫建檔時，都應力求完整，因此購案負責人必須將所有購案資料交給行政助理存檔，例如設計圖、與廠商溝通之來回信件等等。
7. 紙本資料只有正本一份，沒有備份，所以調閱者只允許當場閱覽，不得帶離辦公室。必要時可以借出影印，借出者務必於當日歸還。