儀器送修規則與程序

Procedure for sending instruments for repair

送國內廠商或是代理商維修案：

1. 凡儀器設備損壞者，需通報上級(直屬指導教授與設施總監)，說明儀器設備損壞的原因，並請廠商預估維修金額。
2. 設備送修，需按照實驗室 採購與報帳程序 進行請購。
3. 經上級允許後，方可將儀器設備交由廠商進行維修。送出前須照相存檔寄給行政助理。
4. 國內廠商或代理商取走設備前，送修負責人必須請廠商在 送修憑據 上簽名，才能送出設備。憑據正本交由行政助理保管。儀器維修完成並送回後，送修負責人再向行政助理領取憑證正本，交還廠商。
   廠商如果對本項要求有疑問者，送修負責人應告知廠商，儀器設備為公部門財產，必須有詳細憑證記載該設備去向，以利財產保管，避免發生財產清點遺失，或是人員離職卻未交接之問題。
5. 送修完成後，請於到貨通知中敘明該購案為儀器設備送修，並附上儀器維修後的照片檔，行政助理將憑此照片送件結案。

送國外原廠維修案：

1. 要送儀器至國外原廠維修，牽涉到海關進出口問題，必須申辦免稅令，僅能由原購買單位申辦，不得由其他單位代辦。
   例如中正大學的 CCD Camera 在原分所實驗中故障，要送回原廠維修，則必須還給中正大學，由其行政單位辦理查驗出關，維修結束貨物寄回台灣海關查驗時，維修品免稅令的申請單位應是中正大學，與該貨物第一次進入關(採購交貨)時的免稅令申請單位相同，才算有效，可以免稅放行。若違反以上規定，貨物通關時海關將依貨品價值課稅，稅金必須由我們自己承擔。
2. 先經由主管確認儀器已損壞，必須送往國外維修者，請依個案需求選擇以下送修方式：
   國內無代理商：
   1. 金額在30萬元以下者，可直接寄送原廠維修。
   2. 金額在30萬元以上者，請按政府採購法之「科研法逕購議價案」程序辦理。
   國內有代理商：
   1. 金額在30萬元以下者，可考慮由代理商代辦送修。
   2. 金額在30萬元以上者，請按政府採購法之「科研法逕購議價案」程序辦理。
3. 先查詢歷史購案，並取得內部購案編號交給行政助理，以向行政單位調閱該案的進口報單及免稅令，並同時申辦該案再次進口的免稅令。
4. 若已取得報價單，請填寫內部請購單，經主管簽字後給助理預留維修款項；若需原廠評估後才能取得報價單，請詢問主管預留維修款的經費來源。
5. 直接與廠商聯絡有關儀器將要寄往維修一事，然後將儀器裝箱，並填妥 FedEx Air Waybill。
6. FedEx Air Waybill、裝箱的儀器、出口報關檢核表、Commercial Invoice (電子檔，中大區範本，原分所區範本)一併交給行政助理，以 Fedex 寄送。
7. 行政助理須先備妥「個案委任書」、「進口報單」及蓋有本所大小章的 Commercial Invoice，一併傳真給 FedEx 出口文件部辦理，該部會回傳一份正式的出口報單，行政室採購部憑此出口報單向海關申辦免稅令。
8. 文件傳真給 FedEx 出口文件部報關之後，才可通知快遞公司收件。程序千萬不可顛倒，以免貨品入關被課關稅。
9. 送羞負責人應通知國外原廠貨品寄出時間，並追蹤貨件是否收到。
10. 經由廠商評估後，請廠商盡快提供報價單(保固期內亦然)，以便盡快辦理免稅令。
11. 因免稅令的辦理需要 2個星期的工作天，所以免稅令必須在貨件入台灣海關前核下。
12. 繼續追蹤維修進度，免稅令尚未核下前，請先與廠商確認出貨時間，以免貨件滯留海關。
13. 貨到後請將 Invoice 及 Packing List 等文件交給行政助理歸檔結案。