中央大學採購程序(4)
國內購案，十萬元以下，採購程序如下：
- 請購者備齊以下採購資料電子檔，以 e-mail 寄給設施總監或計畫指導批示。
- 內部購案管理輸入檔 (下載到個人電腦桌面，點選表單中的 New_Dbase_Purchase 填寫，價格項目請加上NT$或其他幣別。)
- 報價單 (PDF格式)。
- 相關技術資料，例如產品 catalog、brochure、規格表、使用手冊等等。
- 訂製品的設計圖。
- 「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」。
所有請購都要請人驗證，若是以前有人買過的東西，就請該人驗證，若是以前沒買過的，就找指導學長驗證，若沒有指導學長，就找計畫指導老師驗證。電子購案至少要有「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」兩者之一。
電子檔檔名統一格式如下：
- 電子信標題：「電子購案:採購物品名稱」，如「電子購案:實驗室耗材一批」。注意，郵件主旨請勿使用全形標點符號。
- 內部購案管理輸入檔： Dbase_Purchase_input-file.mdb
- 報價單掃描檔：「採購物品名稱_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf」，如「實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf」，注意，詢價議價後最低金額即是寫「詢價議價後最低金額」這九個字，而非真的寫數字。
- 總監或計畫指導確認及輸入經費來源後，寄回給請購人及行政助理。
- 行政助理預留款項於該購案，然後發給請購人內部購案編號。請購人必須確認收到內部購案編號之後，才可以回覆廠商下訂單。
- 請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。必須確定預留款項後，才可向廠商下訂單。
- 審核過程中，報價單內容若有增刪或修改，務必重新向廠商要求提供修改後的報價單，再以PDF檔寄給行政助理。若有紙本的正本報價單也一併附上。
- 請購人回傳報價單向廠商訂購後，必須跟對方確認是否有收到，並確認廠商知道後續如何處置。下單後，當事人應負責追蹤並掌握該購案的進度。
- 交貨期以報價單上的交貨期限為準，請購人應自己保有交貨期紀錄，隨時與廠商保持聯繫。等到接近交貨期時，應再次提醒對方務必準時出貨。
- 千萬不要請廠商隨貨附發票，必須等貨到確認無誤後，由行政助理另外通知廠商開發票。
- 廠商交貨時，請購人應按照 中大貨到驗收程序 進行驗收，若符合規格，則將下列文件交給行政助理辦理結案：
- 發票(invoice)的紙本及電子檔 (檔名統一格式：「採購之物品品名_Invoice.pdf」，如「電子購案：實驗室耗材一批_Invoice.pdf」)
- 送貨單(packing list)的紙本及電子檔 (檔名統一格式：「採購之物品品名_PackingList.pdf」，如「電子購案：實驗室耗材一批_PackingList.pdf」)
- 貨到後必須以 e-mail 發佈到貨通知。郵件的標題必須標明該購案之採購產品名稱與內部採購編號(PO number)，郵件內容必須包含產品名稱、型號、數量及內部採購編號(PO number)
- 如果廠商寄發票給你，請將該案的購案編號寫在單據的右上角，交給行政助理報帳，一萬元以上的發票切勿先行墊付(包含一萬元)。
- 行政助理收到發票後，會先將發票給請購人掃瞄成電子檔，除了自己存檔外，也請寄一份給行政助理存檔。
- 內部採購程序完成後，行政助理即可開始辦理校內報帳程序。完成以上步驟，採購程序才算結束。